Question Santé recrute un·e secrétaire

Description

Sous la responsabilité de la direction, le.la secrétaire assure le secrétariat général de l’asbl : courriers postaux et électroniques, accueil téléphonique, accueil des visiteurs, facilities, support technique.

Missions

• Assurer la permanence (jours ouvrables de 9 h 00 à 17 h 00), l’accueil des visiteurs, répondre au téléphone et mails…
• mise à jour et gestion de base de données (commandes de brochures et outils avec factures) ;
• gérer la mise à disposition du matériel audiovisuel (appareil photo, projecteur…) ;
• archiver les documents administratifs ;
• assurer la supervision du calendrier partagé ;
• assurer la réception et les envois postaux ;
• mettre en page et envoyer les newsletters via Mailchimp ;
• acheter et gérer l’achat des photos Adobe Stock et Shutterstock ;
• rédiger les comptes rendus des réunions d’équipe ;
• apporter un soutien logistique aux projets : devis, bon de commande ;
• assurer le bon fonctionnement de la maison : achats boissons, papier, meubles, petits matériels de bureau, suivi technicien de surface…
• aide à la gestion pratique d’événements publics (journées d’études et autres) : inscriptions, accueil, fournisseurs, location… .

Compétences

Savoirs

• Suite Office, Internet, réseaux sociaux, messagerie électronique, Mailchimp.

Savoir faire

• Capacité de rédaction, capacité de communication ;
• gestion des priorités et respect des procédures.

Qualités

• Rigoureux.se, proactif.ve ;
• implication, adhésion aux valeurs, objectifs et projets de Question Santé ;
• capacité relationnelle : ouverture, respect, partage, soutien, discrétion ;
• polyvalent.e, accueillant.e disponible ;
• savoir travailler en équipe.

Profil

Formation en secrétariat et/ou expérience professionnelle équivalente dans une fonction administrative.

Offre

• Contrat à durée indéterminée à temps plein
• Barèmes salariaux CP 332
• Conditions ACS